高效运营物业项目：如何高效完成项目筹备工作

俗话说，好的开始是成功的一半。筹备工作的成功与否，也是直接关系到后续运营成败的关键环节。

| 筹备工作的困难

经过新项目筹备工作的人，也肯定能感受到筹备工作的压力和难度。

筹备工作繁琐复杂。筹备任务涵盖人员招聘、财务设置、物品采购、事项沟通等人、财、物、事各项内容，事项繁杂，工作量集中，对作为筹备牵头的负责人具有非常大的挑战。[i]

筹备工作涉及诸多部门和人员的协调。从筹备任务可以看出，需要参与筹备工作的人不仅涉及项目团队，还包括财务、行政、采购、管理及总部的各专业支撑部门。这将涉及到大量的跨部门、多人员之间的沟通协调，对负责人的组织沟通能力也有较高的要求。

筹备工作的各项任务对时间具有特定的要求。不同项目预留筹备的时间不同，对筹备的时间要求也不一样。但不论有多少时间的预留，都需要在筹备过程中明确各项任务执行时间节点，才能保障多任务协同情况的组织有条不紊，在交接之日时顺利完成项目筹备工作。

| 筹备工作管理思路

筹备工作的上述属性非常符合“项目管理”的特性。所以，将会以项目管理的来分享新项目筹备工作。

新项目筹备工作的圆满完成，必须满足：不遗漏任何筹备任务、根据特定的时间要求如期完成各项任务，即不遗漏、不延误。

第一项工作，就是按照层级关系，罗列出筹备工作中的各项任务。前期筹备任务包括项目前期沟通、组织架构及人员编制确定、物业用房装修、物品及设备定制采购、财务规划设置、智慧系统应用初始化及导入、员工招聘及培训、制度体系初稿编制及应用、入驻及迎接、档案管理等。尽可能罗列出筹备期可能涉及的各项任务，然后根据类别进行合理规整分类。至于任务分解到何种层级，主要还是根据责任人对该任务的把控程度。如该任务比较简单，能够直接控制进度，那可以停留在高一层；如果该任务比较复杂，且还可以细分为更小的层级，则可以再往下细分，直至可以把控为止。

第二项工作，就是给各项任务安排科学合理的时间，并明确任务责任人及交付结果。有时候一个项目的最终交付时间并不一定确定在某一天，这里在制定筹备计划的时候可以使用倒推的方式进行任务时间安排。

在编制筹备执行表时，建议采用甘特图的形式比较直观，且易于管理。在执行表中不仅仅列明筹备任务，同时还需要规划好各项任务执行的时间段、负责人员、输出结果、执行状态等。

如下为《筹备执行表示例》，可通过扫描二维码进行下载。

▲ 筹备执行表示例

说明：此表仅为示例，具体内容、任务排布及时间规划等都会随项目、业态有所变化，需要执行者根据具体情况进行调整。公众号会压缩图片，所以截取表格部分内容。需要示例请自行下载。

| 筹备工作注意事项

筹备工作中会碰到各种各样的问题，此也属正常，本身前期工作就会存在各种不确定性。如下注意事项需要在筹备过程中进行重点关注：

1. 任务分工明确，不要将全部的工作集中在负责人手中。

就如前面所说，筹备工作是一项系统、繁杂的工作，一个人的精力无法支持筹备任务的全部达成，此时需要将任务分解至专人负责，而作为牵头人对最终结果作总负责。

2. 需要争取各项资源。

筹备工作任务集中，专业性强，单靠项目团队资源很难圆满完成。需要向上争取包括人员、工具、资金等各项资源，集公司的资源完成项目筹备工作。

3. 需要明确时间节点和输出结果。

在正式移交之前，筹备工作的各项任务都需要如期完成。而很多任务都是存在先后承续关系，这就需要理清楚各项任务的先后关系和时间安排，才能保障在各项子任务如期完成的前提下实现总体任务的顺利达成。

4. 需要定期沟通确认任务完成情况。

因筹备工作为涉及多部门、多人员的系统工作，不可控因素较多，需要在筹备期阶段定期召开沟通会议，及时发现并排除意外情况，确保整体进程处于可控状态。沟通会议视情况前期频次可以低一点，后期临近交付的时候加大沟通频次。但是对于里程碑任务（如果完成不了对项目筹备影响极大的任务）一定要及时进行跟踪确认。

5. 对于有前后工序要求的任务，需要预留一定的机动时间。

进度安排不要停留在理想化状态，在筹备过程中会存在很多不确定因素干扰任务的推进。对于一些前后承续的任务及刚性任务（不完成会对后续任务或整体筹备带来较大影响的任务）需要预留一定的机动时间来缓冲。

6. 对于关键的任务需要有后备方案，同时保障具有一定的灵活性。

有时候因为项目交付施工、业主要求变化等影响，筹备工作中的相关条件也会发生变化，此时对于执行计划也要同步进行调整。对于关键性的事项，一定要做好预备方案。比如因为交付周期影响在原先交付的时间节点不需要太多的人，通过调整后可以阶梯型进驻人员，但同时也要保障万一需要增加人员的时候对刚性岗位人员的到岗做好随时应对保障。

[i] 对于新项目筹备工作的牵头负责角色，每个公司的存在差别。有些公司会由专门的新项目筹备团队或前期团队协同项目团队完成筹备后，再顺利过渡给项目团队进行后期管理；有些公司则由项目团队直接负责新项目的筹备，此时的主要责任就落在项目负责人头上。

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